Hiệu chỉnh Excel Options

 Bạn hãy click File ở góc bên trái excel, chọn Options, nó sẽ hiện ra bảng gồm các tab như sau: 

General

Tab General giúp xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini. Trong đó có một tính năng là Live Preview, nó giúp bạn xem trước kết quả của việc thiết kế và định dạng những thay đổi trong sheet. 

Ở mục thứ 2 là “When creating new workbooks ” nó sẽ cho phép bạn chỉnh sửa và mặc định một số giá trị như font, font size, kiểu view (normal, page break review hoặc page layout view) và số lượng sheet của một workbook mới.

Formulas

Tab Formulas có chức năng giúp bạn xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công thức, kiểm tra các lỗi mắc phải và kiểm tra các quy tắc. Nói chung là quản lí việc thực thi trên sheet trong excel. 

Proofing

Tab proofing có chức năng giúp bạn chỉnh sửa và định dạng văn bản trong sheet.

Trong tab này có 1 nút là Autocorrect Option – thiết lập 1 chế độ sửa lỗi nhập text tự động. Ví dụ như trong nội dung bạn nhập lại nhiều lần từ “Việt Nam”. Bạn có thể thiết lập bằng cách chỉ gõ từ “vn” nó sẽ tự động chuyển qua “Việt Nam”. 

Save

Tab Save này giúp bạn kiểm tra và tùy chỉnh chế độ Save. Tại Sever Drafts Location, bạn có thể thay đổi thư mục save file excel mặc định. Tức là khi save/save as một file, nếu như bạn không chọn một thư mục/ổ đĩa nào mới thì Excel sẽ tự động save vào thư mục đã thiết lập sẵn này.

Language

Tab này giúp bạn tùy chỉnh và cài đặt ngôn ngữ cho excel. Bạn có thể tùy ý cài đặt ngôn ngữ cho phù hợp với nơi làm việc hoặc nơi bạn đang sống. 

Hướng dẫn sử dụng options của excel cơ bản: 5 tab tiếp theo.

Sau 5 tab đầu tiên với các chức năng đầy bổ ích. Tiếp theo Daotaotinhoc.vn sẽ hướng dẫn sử dụng options của excel với 5 tab tiếp theo có chức năng nâng cao hơn.

Advanced

Tab này giúp bạn tùy chỉnh các cài đặt nâng cao hơn trong excel. Trong đó là các chế độ chỉnh sửa, in ấn, chất lượng hình ảnh xuất ra, hiển thị, các tính toán cần thiết,… 

Customize Ribbon

Tab này giúp bạn tùy chỉnh riêng về thanh Ribbon.

Quick Access Toolbar

Tab này cho phép bạn thêm các nút công cụ (các nút lệnh) vào Quick Access Toolbar. Nếu như bạn đã làm việc nhiều và cũng có nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên. Bạn có thể vào đây để thêm chúng vào Quick Access Toolbar.

• Để thêm công cụ vào thanh Quick Access Toolbar thì kích chọn nút đó ở danh sách bên trái rồi kích vào nút Add.

Add-Ins

Một số thông tin về chương trình, phần mềm bên ngoài bổ sung cho excel.

Trust Center

Các thông tin về bảo mật, thiết lập bảo mật riêng tư. 

 

Trên đây là bài hướng dẫn sử dụng options của excel với 10 tab trong Excel.

Cố định vùng tiêu đề (Freeze Panes)

 

Đối với bảng dữ liệu chứa nhiều dòng và cột, trong một số tình huống, bạn cần cố định dòng/cột tiêu đề để chúng luôn xuất hiện khi bạn duyệt qua các trang. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Freeze Panes trong Excel với công dụng này.

CỐ ĐỊNH DÒNG TRONG EXCEL

Cố định dòng tiêu đề đầu tiên

 

Để cố định dòng tiêu đề đầu tiên, bạn vào tab View > Freeze Panes > Freeze Top Row.

 

Bây giờ, bạn sẽ nhìn thấy một tín hiệu xác định dòng đã cố định: đường bao ngoài đậm và dày hơn đường gridlines.

 

 

 

 

Cố định nhiều dòng

 

Bạn muốn cố định nhiều hơn một dòng tiêu đề, hãy thực hiện các bước thao tác sau:

1. Chọn/bôi đen dòng dữ liệu phía dưới dòng cuối trong nhóm cần cố định.

Ví dụ: Bạn cần cố định từ dòng 1 đến dòng 3, bạn hãy bôi đen toàn bộ dòng 4.

2. Vào tab View > Freeze Panes > Freeze Panes

Một viền màu đậm và dày hơn dòng gridlines xuất hiện ngay dưới dòng 3:

 

 

 

CỐ ĐỊNH CỘT TRONG EXCEL

Cố định cột đầu tiên

 

Để cố định cột đầu tiên, bạn vào tab View > Freeze Panes > Freeze First Column.

 

Một viền màu đậm và dày ngay bên phải cột A chứng tỏ góc bên trái của bảng dữ liệu đã được cố định:

 

 

 

 

Cố định nhiều cột

 

Để cố định nhiều cột trong bảng dữ liệu, bạn thực hiện theo các thao tác sau:

1. Chọn/Bôi đen dòng chứa cạnh bên phải của cột cuối cùng trong nhóm cần cố định.

Ví dụ: Bạn muốn cố định từ cột A đến cột B, bạn hãy bôi đen toàn bộ cột C.

2. Tiếp tục, vào tab View > Freeze Panes > Freeze Panes.

 

 

CỐ ĐỊNH ĐỒNG THỜI NHIỀU DÒNG VÀ CỘT TRONG EXCEL

Để cố định nhiều dòng và cột cùng một lúc, bạn hãy thao tác các bước sau:

1. Chọn 1 ô thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

• Là ô phía dưới dòng cuối cùng trong nhóm dòng, cột cần cố định
• Là ô phía bên phải cột cuối cùng trong nhóm dòng, cột cần cố định

Ví dụ: Bạn muốn cố định dòng 1 đến 3 và cột A sang B, bạn hãy chọn ô C4.

2. Tiếp theo, vào tab View > Freeze Panes > Freeze Panes

 

 

 

Lưu ý: Số lượng dòng và cột cần cố định không nhất thiết phải giống nhau. Chẳng hạn, bạn hoàn toàn có thể cố định đến dòng 5 và đến cột C. Khi đó, tại bước 1, ta chọn ô D6.

 

LOẠI BỎ TÍNH NĂNG CỐ ĐỊNH DÒNG/CỘT TRONG EXCEL

Để loại bỏ tính năng cố định dòng, cột đã được thao tác ở phần trước, tại tab View > Freeze Panes > Unfreeze Panes.

 

 

 

Sử dụng Freeze Panes là một trong những cách giúp kiểm soát dữ liệu lớn và được ứng dụng nhiều trong thực tiễn. Khóa học Excel trong Kiểm toán được UniTrain thiết kế giúp học viên thao tác nhanh, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu, đảm bảo tính ứng dụng cao trong thực tiễn công việc hàng ngày.

Ẩn/ hiện tiêu đề, lưới, thanh công thức (View -> Show)

 Bước 1 : Mở bảng Excel mà bị ẩn thanh công thức lên. Trên thanh Menu trong Excel bạn chọn vào Tab View

Bước 2 : Trên Tab này ở khung chức năng Show/Hide bạn check chọn vào ô Formuls Bar để hiện lại thanh công thức vốn đã không hiện.

Và nếu muốn ẩn để nhìn thoải mái hơn khi làm việc  thì bạn chỉ việc check bỏ chọn vào ô Formuls Bar

https://thuthuat.taimienphi.vn/cach-an-hien-thanh-cong-thuc-trong-excel-2158n.aspx
Trên đây là các bước hướng dẫn chi tiết về cách làm hiện lại thanh công thức đã mất hoặc ẩn đi khi làm việc trong bảng tính. Qua đó bạn có thể áp dụng để lựa chọn linh hoạt hơn trong khi thao tác với Excel. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo Cách tăng thêm Sheet, bảng tính trong Excel, Kiểm tra dữ liệu nhập vào một ô trong Excel, ...

Sử dụng thanh Zoom

Cách 1: Điều chỉnh công cụ Zoom ở góc phải màn hình.

Cách 2: Giữ phím Ctrl vào lăn bánh xe trên chuột để phóng to hoặc thu nhỏ.

* Nếu bạn muốn phóng to / thu nhỏ nhưng vẫn giữ màn hình đứng ở một ô thì ta chỉ cần click vào ô đó và lăn bánh xe chuột.

Cách 3: Vào mục View (Xem) -> Chọn công cụ Zoom (Thu phóng) và nhập thông số.

Cách 4: Vào mục View (Xem) -> Chọn công cụ 100% để Zoom. Tuy nhiên, khi chọn công cụ này thì ô trên cùng bên trái sẽ được giữ nguyên.

Cách 5: Vào mục View (Xem) -> Chọn công cụ Zoom Selection.

* Để Zoom đúng một vùng, bạn chọn vùng đó và chọn Zoom Selection.

Công cụ Zoom thật quả đơn giản phải không mọi người.

Di chuyển trong bảng tính và sử dụng phím tắt

1. Phím tắt trong chèn và chỉnh sửa dữ liệu trong Excel

Phím tắt Undo/Redo:

• Ctrl + Z: Hoàn tác hành động trước đó (nhiều cấp) - Undo.
• Ctrl + Y: Đi tới hành động tiếp đó (nhiều cấp) - Redo.

Làm việc với Clipboard:

• Ctrl + C: Sao chép nội dung của ô được chọn.
• Ctrl + X: Cắt nội dung của ô được chọn.
• Ctrl + V: Dán nội dung từ clipboard vào ô được chọn.
• Ctrl + Alt+ V: Nếu dữ liệu tồn tại trong clipboard: Hiển thị hộp thoại Paste Special.

Các phím tắt chỉnh sửa bên trong ô Excel:

• F2: Chỉnh sửa ô đang chọn với con trỏ chuột đặt ở cuối dòng.
• Alt + Enter: Xuống dòng trong cùng một ô Excel.
• Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển xuống ô phía dưới.
• Shift + Enter: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển lên ô phía trên.
• Tab/Shift + Tab: Hoàn thành nhập 1 ô và di chuyển đến ô bên phải/hoặc bên trái.
• Esc: Hủy bỏ việc sửa trong một ô.
• Backspace: Xóa ký tự bên trái của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
• Delete: Xóa ký tự bên phải của con trỏ văn bản, hoặc xóa các lựa chọn.
• Ctrl + Delete: Xóa văn bản đến cuối dòng.
• Ctrl + Shift + : (dấu hai chấm): Chèn thời gian hiện tại.
• Alt + H + F + C: Phím tắt tô màu trong Excel, bạn chọn ô có dữ liệu muốn đổi màu, nhấn phím Alt rồi nhấn H, vẫn giữ Alt nhấn tiếp F, tiếp tục giữ Alt và nhấn C rồi chọn màu cần đổi.

Chỉnh sửa các ô hoạt động hoặc lựa chọn:

Ctrl + D: Copy nội dung ở ô bên trên.

Ctrl + R: Copy ô bên trái.

Ctrl + ": Copy nội dung ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.

Ctrl + ': Copy công thức của ô bên trên và ở trạng thái chỉnh sửa.

Ctrl + –: Hiển thị menu xóa ô/hàng/cột.

Ctrl + Shift + +: Hiển thị menu chèn ô/hàng/cột.

Shift + F2: Chèn/Chỉnh sửa một ô comment.

Shift + F10, sau đó M: Xóa comment.

Alt + F1: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại.

F11: Tạo và chèn biểu đồ với dữ liệu trong phạm vi hiện tại trong một sheet biểu đồ riêng biệt.

Ctrl + K: Chèn một liên kết.

Enter (trong một ô có chứa liên kết): Kích hoạt liên kết.

Ẩn và hiện các phần tử:

Ctrl + 9: Ẩn hàng đã chọn.

Ctrl + Shift + 9: Bỏ ẩn hàng đang ẩn trong vùng lựa chọn chứa hàng đó.

Ctrl + 0 (số 0): Ẩn cột được chọn.

Ctrl + Shift + 0 (số 0): Bỏ ẩn cột đang ẩn trong vùng lựa chọn.

Lưu ý: Trong Excel 2010 không có tác dụng, để hiện cột vừa bị ẩn, nhấn: Ctrl + Z.

Alt + Shift + ▷: Nhóm hàng hoặc cột.

Alt + Shift + ◁: Bỏ nhóm các hàng hoặc cột.

2. Phím tắt Excel để điều hướng trong bảng tính

Phím mũi tên ▽◁▷△: Di chuyển lên, xuống, sang trái, hoặc sang phải trong một bảng tính.

Pg Dn/Pg Up: Di chuyển xuống cuối bảng tính/ lên đầu của bảng tính.

Alt + Pg Dn/Alt + Pg Up: Di chuyển màn hình sang phải/ trái trong một bảng tính.

Tab/Shift + Tab: Di chuyển một ô sang phải/ sang trái trong một bảng tính.

Home: Di chuyển đến ô đầu của một hàng trong một bảng tính.

Ctrl + Home: Di chuyển đến ô đầu tiên của một bảng tính.

Ctrl + End: Di chuyển đến ô cuối cùng chứa nội dung trên một bảng tính.

Ctrl + F: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (mở sẵn mục Tìm kiếm - Find).

Ctrl + H: Hiển thị hộp thoại Find and Replace (Mở sẵn mục Thay thế - Replace).

Shift + F4: Lặp lại việc tìm kiếm trước đó.

Ctrl + G (hoặc F5 ): Hiển thị hộp thoại 'Go to'.

Ctrl + ◁/Ctrl + ▷: Bên trong một ô: Di chuyển sang ô bên trái hoặc bên phải của ô đó.

Alt + ▽: Hiển thị danh sách AutoComplete.

3. Phím tắt làm việc với dữ liệu được chọn

Chọn các ô:

Shift + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ hàng.

Ctrl + Space (Phím cách): Chọn toàn bộ cột.

Ctrl + Shift + * (dấu sao): Chọn toàn bộ khu vực xung quanh các ô đang hoạt động.

Ctrl + A (hoặc Ctrl + Shift + phím cách): Chọn toàn bộ bảng tính (hoặc các khu vực chứa dữ liệu).

Ctrl + Shift + Pg Up: Chọn sheet hiện tại và trước đó trong cùng file Excel.

Shift + ▽◁▷△: Mở rộng vùng lựa chọn từ một ô đang chọn.

Ctrl + Shift + ▽/△: Chọn/bỏ chọn tất cả các ô kể từ ô đang chọn đến cuối cột

Shift + Pg Dn/Shift + Pg Up: Mở rộng vùng được chọn xuống cuối trang màn hình / lên đầu trang màn hình.

Shift + Home: Mở rộng vùng được chọn về ô đầu tiên của hàng.

Ctrl + Shift + Home: Mở rộng vùng chọn về đầu tiên của bảng tính.

Ctrl + Shift + End: Mở rộng vùng chọn đến ô cuối cùng được sử dụng trên bảng tính (góc dưới bên phải).

Quản lý trong các vùng lựa chọn:

F8: Bật tính năng mở rộng vùng lựa chọn (bằng cách sử dụng thêm các phím mũi tên) mà không cần nhấn giữ phím Shift.

Shift + F8: Thêm một (liền kề hoặc không liền kề) dãy các ô để lựa chọn. Sử dụng các phím mũi tên và Shift + phím mũi tên để thêm vào lựa chọn.

Enter/Shift + Enter: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại xuống/lên trong vùng đang được chọn.

Tab/Shift + Tab: Di chuyển lựa chọn ô hiện tại sang phải/trái trong vùng đang được chọn.

Esc: Hủy bỏ vùng đang chọn.

Chỉnh sửa bên trong ô:

Shift + ◁/Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một ký tự bên trái / bên phải.

Ctrl + Shift + ◁/Ctrl + Shift + ▷: Chọn hoặc bỏ chọn một từ bên trái / bên phải.

Shift + Home/Shift + End: Chọn từ con trỏ văn bản đến đầu / đến cuối của ô.

4. Phím tắt Excel liên quan đến định dạng dữ liệu:

Định dạng ô:

Ctrl + 1: Hiển thị hộp thoại Format.

Ctrl + B (hoặc Ctrl + 2): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng chữ đậm.

Ctrl + I (hoặc Ctrl + 3): Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng in nghiêng.

Ctrl + U (hoặc Ctrl + 4): Áp dụng hoặc hủy bỏ một gạch dưới.

Ctrl + 5: Áp dụng hoặc hủy bỏ định dạng gạch ngang.

Alt + ' (dấu nháy đơn) : Hiển thị hộp thoại Style.

Các định dạng số:

Ctrl + Shift + $: Áp dụng định dạng tiền tệ với hai chữ số thập phân.

Ctrl + Shift + ~: Áp dụng định dạng số kiểu General.

Ctrl + Shift + #: Áp dụng định dạng ngày theo kiểu: ngày, tháng và năm.

Ctrl + Shift + @: Áp dụng định dạng thời gian với giờ, phút và chỉ ra AM hoặc PM.

Ctrl + Shift + ^: Áp dụng định dạng số khoa học với hai chữ số thập phân.

F4: Lặp lại lựa chọn định dạng cuối cùng.

Căn ô:

Alt + H, A, R: Căn ô sang phải.

Alt + H , A, C: Căn giữa ô.

Alt + H , A, I: Căn ô sang trái.

Phím tắt công thức:

=: Bắt đầu một công thức.

Shift + F3: Hiển thị hộp thoại Insert Function.

Ctrl + A: Hiển thị cách thức nhập sau khi nhập tên của công thức.

Ctrl + Shift + A: Chèn các đối số trong công thức sau khi nhập tên của công thức.

Shift + F3: Chèn một hàm thành một công thức.

Ctrl + Shift + Enter: Nhập công thức là một công thức mảng.

F9: Tính tất cả các bảng trong tất cả các bảng tính.

Shift + F9: Tính toán bảng tính hoạt động.

Ctrl + Shift + U: Chuyển chế độ mở rộng hoặc thu gọn thanh công thức.

Ctrl + ': Chuyển chế độ Hiển thị công thức trong ô thay vì giá trị.

Ctrl + Pg Dn (PageDown): Phím tắt chuyển Sheet sang sheet ngay bên phải sheet đang mở

Ctrl + Pg Up (PageUp): Chuyển sang sheet bên trái sheet đang mở.

Ctrl + phím mũi tên: di chuyển tới dòng trên cùng, dưới cùng, cạnh trái, cạnh phải của bảng tính. Phím tắt này sẽ giúp chúng ta không phải sử dụng đến chuột kéo thanh trượt để tìm tới ô cuối bảng, nhất là với bảng tính dài. Khi sử dụng phím Ctrl với bất cứ phím mũi tên theo hướng muốn di chuyển, bạn sẽ nhanh chóng tới được vị trí cần tìm.

Ctrl + phím mũi tên + Shift: khoanh chọn vùng dữ liệu tới cuối bảng thay vì chỉ di chuyển ô chọn xuống cuối bảng.

Click đúp chuột trái tại ô: copy công thức xuống cuối bảng. Thao tác thông thường để copy xuống các hàng bên dưới đó khi xuất hiện dấu +, thì giữ và kéo chuột cho tới cuối bảng. Tuy nhiên nhanh hơn, bạn đặt chuột vào vị trí dấu cộng, click đúp chuột trái và công thức sẽ được copy xuống dưới.

Ctrl + Shift + 1 (!): định dạng ô dạng số thập phân với 2 số sau dấu phẩy.

Ctrl + Shift + 4 ($): định dạng ô tiền tệ $.

Ctrl + Shift + 5 (%): định dạng ô là số %.

F4: biến một ô thành giá trị tuyệt đối. Khi chép công thức từ những vị trí ô khác nhau như B1, C2,... sẽ tự động thay đổi khi copy xuống dòng dưới trở thành B2, C3. Để không cho công thức tự nhảy số như trên, dùng khóa $ vào trước và sau của ký tự ô để khóa lại. Và khóa nhanh một ô có thể dùng F4.

&: kết hợp nội dung hai ô. Nhảy sang cột thứ 3 và gõ công thức =ô 1&" "&ô 2, trong đó phần " " để tạo 1 dấu cách giữa nội dung 2 ô sau khi ghép. Sau đó copy công thức xuống cuối bảng sẽ xuất hiện cột có nội dung ghép từ cột 1 và cột 2.

Alt +=: tính tổng nhanh một cột. Bôi đen vùng cần tính và bôi thêm 1 ô trống bên dưới sau đó nhấn Alt+=, giá trị ô cuối là tổng các các ô trong vùng chọn.

Ctrl + Shift +; (dấu chấm phẩy): điền nhanh thời gian hiện tại vào ô trong bảng tính.

Ctrl + ; (dấu chấm phẩy): điền ngày hiện tại vào ô.

Ctrl + ~ (cạnh số 1): xem toàn bộ các ô ở dạng công thức